FUNCION ADMINISTRATIA DE PLANEACION Y CONTROL

CONCEPTOS GENERALES:
Los sistemas de planeación y control son aplicaciones o herramientas de gestión que permiten mejorar y potenciar los recursos de una organización, pueden ser de recursos humanos, nómina, tecnología, servicio al cliente, etc.
QUE ES LA ADMINISTRACIÓN?
La palabra administración viene del latín "ad" y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro. Sin embargo el significado de esta palabra sufrió una radical transformación.
QUE ES EL CONTROL?
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar;
Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias.
De tal manera, el control es un elemento clave en la administración. El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.
QUÉ ES LA PLANEACION?
Planificar es fijar un curso de acción completo con una secuencia de operaciones involucrando el tiempo y los recursos necesarios para su realización:
La selección y relación de hechos
Formulación y uso de supuestos sobre el futuro
Formulación de actividades para alcanzar objetivos
la Planeación

MISION Y VISION

MISION

Es una imagen de lo que queremos que la empresa sea o llegue a ser, es la razón de ser de una organización para que sea reconocida en el mercado.
OBJETIVOS DE LA MISION:
Prevenir los cambios que ejercerán una profunda influencia en la organización.
Brindar a empleados, clientes y otros, una identidad y un entendimiento de las unidades de crecimiento.
Brindar un vehículo para generar y proyectar opciones estratégicas.
Desarrollar valores positivos en los miembros de la organización que facilite el cumplimiento de las tareas.

VISION
Es la que ayuda a los miembros de la organización a ver hacia el futuro, además nos dice como vamos a hacer negocios para satisfacer la visión.
OBJETIVOS DE LA VISION:
El mejoramiento calidad académica.
El mejoramiento y consolidación de la eficiencia institucional.
El incremento progresivo de la cobertura.
El fomento y desarrollo de la investigación.
Fortalecimiento de la interacción con el sector defensa.

PLAN ESTRATEGICO

Un Plan Estratégico es el documento de vital importancia que debe redactar en una empresa para planificar y definir dónde se quiere llegar y cómo se va a llegar a los objetivos que nos hemos marcado.
Para elaborar un plan estratégico deberemos recopilar datos, recoger información, analizar los mercados objetivo, etc. para después extraer conclusiones basadas en los datos y proceder a realizar una planificación lo más realista posible
MAPA ESTRATÉGICO
Origen y concepto, mapa conceptual (m.c), generalidades M.C es un recurso esquemático para representar un conjunto de significados conceptuales incluidos en una estructura de proposiciones, ya explicitas o implícitas. Es un recurso breve de representar la información.
Elementos esenciales del mapa estratégico
Constituye en conjunto equilibrado de objetivos
Se considera de forma generalizada en perspectivas q pueden variar y deben vinculasen con otras.
Proveedores
Capital intelectual
Sociedad

La secuencia lógica de las mismas varias en función del tipo de organización.
Facilitan la posterior valoración - medición de la gestión. A nivel de personas son claves para la evaluación en equipo.
Se maneja información no datos.
DEFINICION DE DOFA
El método DOFA es una herramienta generalmente utilizada como método de diagnóstico empresarial en el ámbito de la planeación estratégica.
Descripción del problema y delimitación. Preparación de la matriz DOFA, elaboración de la matriz de impactos, matriz de estrategias, indicadores y otros controles.
La herramienta de diagnóstico y planeación estratégica DOFA, cuyas siglas en español corresponden a Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas; es de un método de uso común en el ámbito empresarial y muchas ocasiones, en diferentes reuniones se propone aplicarla como un método de análisis colectivo ágil para tratar un problema desde múltiples perspectivas.

APLICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Las empresas alrededor del mundo van tomando conciencia del creciente rol que cumplen los sistemas y tecnologías de la información para administrar esas relaciones logrando por medio del método DOFA a través de sus aplicaciones, sólidas ventajas competitivas. Además, al interior de la empresa los sistemas de Información aportan una mayor eficacia a los procesos operativos al automatizarlos y brindan una eficaz información que apoya eficazmente la toma de decisiones gerenciales
El análisis DOFA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios....., etc. Muchas de las conclusiones, obtenidas como resultado del análisis DOFA, serán de gran utilidad en el análisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que se diseñe y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.
Tipos y Usos de los Sistemas de Información
Durante los próximos años, los Sistemas de Información cumplirán tres objetivos básicos dentro de las organizaciones:
Automatización de procesos operativos.
Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.
Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos.
El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.
Desarrollos tecnológicos competidores
financiamiento para la investigación
tecnologías asociadas/dependientes
tecnologías/soluciones sustitutas
madurez de la tecnología
capacidad y madurez de la manufactura
información y comunicación
mecanismos/tecnología de compra
legislación tecnológica
potencial de innovación
acceso a la tecnología, licenciamiento, patentes
asuntos de propiedad intelectual

POLÍTICAS Y NORMAS LEGALES SOBRE EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DEL TALENTO HUMANO

POLITICAS: Son principios y lineamientos a seguir para alcanzar los objetivos planteados.
NORMAS: Regla de obligado cumplimiento.
Legislación vigente: Leyes vigentes.
La vinculación y contratación de los trabajadores a la empresa, debe estar formalizada frente a las políticas internas de la organización y, además, debe tener en cuenta la legislación vigente.
Por ello, este es uno de los procesos que requieren de mayor cuidado y conocimiento de la ley por parte del profesional de RRHH.
El profesional RRHH es un nuevo rol de la gestión de recursos humanos,
Es el promotor de cambios positivos y mejoramiento continúo con herramientas de motivación y todo esto basado en los valores humanos.
Clases de información que requiere el departamento de talento humano
Selección y Vinculación del Talento Humano, Administración de Compensaciones y Salarios, Capacitación y Desarrollo de Personal y Administración de información del Sistema de Gestión del Talento Humano
Es preciso analizar los siguientes aspectos del proceso administrativo del Talento Humano, complementando con lo establecido en las normas vigentes y los aspectos que apliquen específicamente a la entidad para la fijación de criterios así:
Planeación: contar con recurso humano calificado de acuerdo con la naturaleza de los cargos de la entidad, y los recursos financieros disponibles requeridos para atender las necesidades del servicio adecuada y oportunamente, teniendo en cuenta los factores que pueden incidir, como el sobre tiempo, el ausentismo, las vacaciones, las licencias, etc., así como las necesidades de formación, capacitación y bienestar social que contribuyan a su desarrollo personal, profesional y al mejoramiento de la productividad.
Selección; permite escoger la mejor opción.
Inducción: Fortalece la integración `del aprendizaje, el desarrollo individual y organizacional. También se le informa las inhabilidades e incompatibilidades de del cargo a desempeñar.
Reinducción: actualizar los cambios generados por la organización,
Formación: Fortalecer las habilidades, actitudes y conductas del empleado, para proporcionarle el autocontrol.
Capacitaciones: Complemento a las competencias para incrementar a su capacidad.
Compensación: remuneración de acuerdo a sus conocimientos y logros de productividad.
Bienestar Social: Favorece el desarrollo integral del servidor y proporciona mejoramiento de su nivel de vida.
Evaluación del desempeño: permite calificar el rendimiento del servidor a partir de los objetivos fijados y planes operativos acordados, buscando su mejoramiento y desarrollo.
Todas las políticas y normas al ser evaluadas y aprobadas son un conjunto de información vital para la empresa y por esto es claro que al reunir datos precisos el departamento de desarrollo de talento humano, los plantea como el reglamento de la organización.
La información en talento humano tiene estrecha relación con:
Proceso de reclutamiento, selección y vinculación del personal
Verificación de la información
Ingreso de hojas de hojas de vida
Liquidación de nomina, prestaciones sociales,
Certificaciones
Presupuestos
Incapacidades, licencias
Gestión de Calidad ( en caso de no existir un área específica )
Reportes clientes externos ARP, EPS, DAS
Informes clientes internos (Gerentes, personas encargadas de tomar decisiones), gestión de calidad.

AREAS DE TRABAJO Y NIVELES OCUPACIONALES DE LA ORGANIZACIÓN

Qué son las áreas ocupacionales?
Estas son agrupaciones generales de ocupaciones que comparten principios técnicos y científicos en los ámbitos en los que se realiza un determinado trabajo.
Varios países han desarrollado una clasificación del mercado de trabajo basada en grandes áreas ocupacionales. El factor común de tales áreas es su representatividad sobre un grupo de ocupaciones que, como tal, implican el desempeño en ámbitos, con materiales, relaciones y conocimientos, de base similar.
Para establecer áreas profesionales, se toman como base los estudios de las ocupaciones. Estos conjuntos se agrupan por procesos de trabajo y contenidos formativos comunes, de modo que las ocupaciones que presenten similitudes podrán conformar un Área Profesional.
Ejemplo de áreas ocupacionales:
Cultivo, crianza, aprovechamiento y procesamiento agropecuario, agroindustrial y forestal
Extracción y beneficio
Construcción
Tecnología
Telecomunicaciones
Manufactura
Transporte
Ventas de bienes y servicios
Servicios de finanzas, gestión y soporte administrativo
Salud y protección social
Comunicación social
Desarrollo y extensión del conocimiento
Concepto de organización
La definición que dan varios autores de que es una organización se puede
Definir como una colectividad de personas que buscan objetivos comunes.
Aquí presentamos otro concepto de otro actor sobre lo que es una organización.
Robert Miles define una organización como una coalición de grupos de interés, que comparten una base común de recursos, que rinden homenaje a una misión común y que dependen de un contexto mayor para su legitimidad y desarrollo.
Lo que da coherencia a una organización es la claridad y consenso de sus metas y principios, o lo que es lo mismo, de sus fines y de sus valores operativos. Toda misión de una organización tiene dos dimensiones: una económica y otra social entonces se puede concluir:
Asegura una continuidad relativa sobre los propósitos de la organización, evitando la búsqueda de propósitos contradictorios o conflictivos.
Sienta una base lógica general para la asignación de los recursos organizacionales.
Es la referencia más adecuada para derivar la formulación apropiada de objetivos, políticas y estrategias generales.
Estructura de la Organización
La división se encuentra en departamentos se refiere a la agrupación de actividades para formar unidades organizacionales, cada una de las cuales tiene un gerente que la dirige. Este agrupamiento de actividades es necesario donde quiera que una empresa se amplíe más allá del tamaño que puede administrar con eficacia una sola persona. Pueden usarse diferentes bases para la agrupación de actividades, esto es para la división de departamentos.
La estructura orgánica de la empresa permite que los empleados sigan adecuadamente el conducto regular y también para saber a donde acudir cuando el funcionario requerido no se encuentre en el momento de ser solicitado.
Estructuras
División en departamentos.
Desarrollo vertical y horizontal en la organización.
Área de la administración.
Descentralización y la organización
Organización Horizontal: Crecen las áreas funcionales de la organización,
la adición de más funciones o más puestos sin aumentar el número de los niveles organizacionales se denomina desarrollo horizontal.
Organización Vertical: Se estratifica por niveles de autoridad, entre más niveles más grande es la organización. Durante el desarrollo vertical se añaden niveles a la estructura de la organización. Las relaciones entre estos niveles en una organización se denominan, a menudo, con el nombre de proceso escalar. De esta manera, la delegación de la autoridad y la asignación de responsabilidad en la organización se denomina proceso escalar.

NORMA INCONTEC 1486

Fue creada para mejorar la presentación de los trabajos la estética, la ortografía, la redacción y el lenguaje de las citas bibliografiítas.

NTC (Norma Técnica Colombiana): Es utilizada para presentación de tesis, trabajos de grado y otras investigaciones, fue creada desde 1979, se actualiza cada 5 años, la vigentes es la de 2007, enfatiza en los aspectos formales de presentación de una investigación.


PARTES DEL TRABAJO ESCRITO

Preliminares:

1.1 Tapas o pasta
1.2 Guardas
1.3 Cubierta
1.4 Portada
1.5 Paginas de aceptación
1.6 Paginas de dedicatoria
1.7 Paginas de agradecimiento
1.8 Contenido
1.9 Listas especiales
1.10 Glosario
1.11 Resumen


TEXTO O CUERPO:

2.1 Introducción
2.2 Capítulos
2.3 Ilustraciones
2.4 Conclusiones
2.5 Recomendaciones


COMPLEMENTARIOS:

Bibliografías
Bibliografías complementarias
Índices
Anexos

Norma 3588

OBJETO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de informes administrativos.


2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIONES


2.1 DEFINICIONES

Para efecto de esta norma se establece las siguientes:

2.1.1 Informe administrativo

Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto de carácter administrativo.

2.1.2 preliminares

Partes que anteceden al texto o cuerpo del informe constituidas por:

2.1.2.1 Cubierta: tapa o pasta que protege el documento
2.1.2.2 Portada: primer pagina del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.
2.1.2.3 Tabla de contenido: lista de títulos que corresponden a los capítulos y las divisiones principales, en el mismo orden de la paginación del informe.
2.12.4 Glosario: lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviatura y siglas utilizadas en el informe.

2.1.3 CUERPO DEL INFORME (falta)

2.2. CLASIFICACION


Los informes administrativos se clasifican así:

2.2.1 De acuerdo con los requerimientos de la entidad en periódicos o esporádicos

2.2.2 De acuerdo con el número de hojas en cortos o extensos





3 REQUISITOS

3.1 MARGENES

En el informe administrativo extenso o corto se emplean las siguientes márgenes:

Superior entre 3 y 4 cm.
Inferior entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 y 3cm

3.2 INFORME EXTENSO PRELIMINAR

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.
Consta de:

3.2.1 Cubierta
3.2.2 Portada
3.2.3 Tabla de contenido
3.2.4 Glosario

3.3 INFORME EXTENSO CUERPO DEL INFORME

Constituye la parte central del documento y esta conformado por:

3.3.1 Introducción
3.3.2 Núcleo del informe
3.3.3 Conclusiones
3.3.4 Recomendaciones (opcional)
3.3.5 Firma y rubrica
3.3.6 Anexos y bibliografía

3.4 INFORME CORTO

El informa corto no lleva portada son encabezamiento, que se distribuyen de la siguiente manera.

3.4.1 Encabezamiento
3.4.1.1 Razón social
3.4.1.2 Dependencia
3.4.1.3 Numero o código
3.4.1.4 Titulo
3.4.1.5 Fecha
3.4.1.6 Autoridad del informe




3.4.2 OBJETIVO

El informe corto lleva un objetivo para describir en forma breve el propósito del mismo.

3.4.3 ESCRITURA DEL TEXTO

Un informe corto, generalmente consta de un capitulo único que de requerir numerales, todos se escriben contra el margen izquierdo. Si los numerales llevan titulo se escriben así:

Los de primer y segundo nivel en mayúscula sostenida
Los de tercer nivel con minúscula inicial

3.4.4 CONCLUSIONES (opcional)

En caso de incluirla la palabra conclusiones se escribe en mayúscula sostenida, contra en el margen izquierdo.

3.4.5 FIRMA Y RUBRICA

El informe corto debe ir firmado por el autor o autores donde finaliza el cuerpo del informe.

La rubrica la puede poner el autor o autores en cada una de las hojas del informe por seguridad.

3.4.6 TRANSCRIPTOR

Se establece la responsabilidad del suscriptor, sus identificación de escribirá a dos interlineas del firmante. Se anota el nombre en mayúscula inicial y inicial de apellido.

LAS NORMAS ISO

Fue creada el 23 de febrero de 1947

Su función principal es la de buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional

Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país.

La Estructura de la Organizacion

La Organización ISO está compuesta por tres tipos de miembros:
Miembros natos, uno por país, recayendo la representación en el organismo nacional más representativo.
Miembros correspondientes, de los organismos de países en vías de desarrollo y que todavía no poseen un comité nacional de normalización. No toman parte activa en el proceso de normalización pero están puntualmente informados acerca de los trabajos que les interesen.
Miembros suscritos, países con reducidas economías a los que se les exige el pago de tasas menores que a los correspondientes.

LA NORMA ISO 9001 ESPECIFICA LOS REQUISITOSPARA LOS SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD APLICABLES PARA TODA LA ORGANIZACIÓN
LA NORMA ISO 9004 PROPORCIONA DIRECTRICESEL OBJETIVO DE ESTA NORMA ES LA MEJORA DEL DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN Y LA SATISFACCION DE LOS CLIENTES
LA NORMA ISO19011 PROPORCIONA ORIENTACION RELATIVA A LAS AUDITORIAS DE SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD Y DE GESTION AMBIENTAL
LA NORMA ISO 9000 DESCRIBE LOS FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD

NORMA ISO 9000

La familia de normas ISO 9000 son normas de "calidad" y "gestión continua de calidad", establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización ISO

Los principales beneficios son:
Mejorar la satisfacción del cliente
Mejorar continuamente los procesos relacionados con la Calidad.
Otros beneficios adicionales son:
Reducción de rechazos e incidencias en la producción o prestación del servicio
Aumento de la productividad

PRINCIPIOS DE GESTION DE CALIDAD

A.ENFOQUE EN EL CLIENTE
B.LIDERAZGO
C. PARTICIPACION DEL PERSONAL
D. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
E. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTION
F. MEJORA CONTINUA
G. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISION
H. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR

FUNDAMENTOS DE LOS SISTEMAS GESTION DE CALIDAD

1.BASE RACIONAL PARA LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD
2.REQUISITOS PARA LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD Y REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS
3.ENFOQUE DE SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD
4.ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
5.POLITCA DE LA CALIDAD Y OBJETIVOS DE LA CALIDAD
6.PAPEL DE LA ALTA DIRECCION DENTRO DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
7.DOCUMENTACION
8.EVALUCION DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD
9. MEJORA CONTINUA
10.PAPEL DE LAS TECNICAS ESTADISTICAS

TERMINOS RELATIVOS A LA CALIDAD

*CALIDAD: grado en el cual un conjunto de características que cumplen con los requisitos
*REQUISITO :necesidad o expectativa establecida ,generalmente implícita
u obligatoria.
*CLASE :categoría o rango dado a diferentes requisitos de la calidad de los productos, procesos o sistemas que tienen el mismo uso funcional.
*SASTISFACION DEL CLIENTE :percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos
*CAPACIDAD :aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto

TERMINOS RELATIVOS A LA CALIDAD

*Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan
*Sistemas de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos
*Sistemas de Gestión de la Calidad: Sistemas de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad

*Política de Calidad: Intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad como se expresan formalmente por la alta dirección
*Objetivo de la Calidad: Algo ambicionado, relacionado con la calidad
*Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización
*Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una organización en lo relativo a la calidad
*Gestión de la Calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la calidad

*Planificación de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados para cumplir los objetivos de la calidad
*Control de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplieran los requisitos de la calidad
*Aseguramiento de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad

*Mejora de Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad
*Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos
*Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificación
*Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

TERMINOS RELATIVOS A LA ORGANIZACION

*Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones.
*Estructura de la Organización: Disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal

*Infraestructura: “Organización” sistemas de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización
*Ambiente de Trabajo: Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo
*Cliente: Organización o personas que recibe un producto
*Proveedor: Organización o personas que proporciona un producto
*Parte Interesada: Personas o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización

TERMINOS RELATIVOS AL PROCESO Y AL PRODUCTO

*Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados
*Producto: Resultado de un proceso
Existen cuatro categorías genéricas de productos:
1.Servicios (Ej: transporte)
2.Software (Ej: Programa de computador, diccionario)
3.Hardware (Ej: Parte mecánica de un motor)
4.Materiales procesados (Ej: Lubricantes)
*Proyecto: Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos
*Diseño y Desarrollo: Conjunto de procesos que transforma los requisitos en características especificadas o en la especificación de un producto, proceso o sistema
*Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

TERMINOS RELATIVOS A LAS CARACTERISTICAS

*Características: Rasgo diferenciador
1.Una Característica puede ser inherente o asignada
2.Una Característica puede ser cualitativas o cuantitativas
3.Existen varias clases de características, tales como:
Físicas, Sensoriales, de comportamiento, de tiempo, ergonómicas funcionales
*Características de la Calidad: Características inherente de un producto, proceso o sistema relacionada con un requisito
*Seguridad de Funcionamiento: Término colectivo utilizando para describir el desempeño de la disponibilidad y los factores que la influencian: desempeño de la confiabilidad, de la capacidad de mantenimiento y del mantenimiento de apoyo
*Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración

TERMINOS RELATIVOS A LA CONFORMIDAD

*Conformidad: Cumplimiento de un requisito
*No Conformidad: Incumplimiento de un requisito
*Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable
*Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable
*Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada
*Reproceso: Acción tomada sobre un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales
*Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista.
*Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto
*Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los registros específicos
*Permisos de Desviación: Autorización para adaptarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización
*Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso

TERMINOS RELATIVOS A LA DOCUMENTACION

*Información: Datos que poseen significado
*Documento: Información y su medio de soporte
*Especificación: Documento que establece requisitos
*Manual de la Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización
*Plan de Calidad: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico
*Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas

TERMINOS RELATIVOS AL EXAMEN

*Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo
*Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones
*Ensayo/prueba: Determinación de una o mas características de acuerdo con un procedimiento
*Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos específicos
*Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación especifica prevista
*Proceso de Calificación: Proceso para demostrar la capacidad para cumplir los requisitos especificados Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objetivo de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos

TERMINOS RELATIVOS A LA AUDITORIA

*Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria
*Programa de la auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
*Criterios de auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizado como referencia
*Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditorias y que son verificables
*Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria
*Conclusiones de la auditoria: Resultados de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria
*Cliente de la auditoria: Organización o persona que solicita una auditoria
*Auditado: Organización que es auditada
*Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria
*Equipo Auditor: Uno o mas auditores que lleva a cabo una auditoria

TÉRMINOS RELATIVOS AL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD PARA LOS PROCESOS DE MEDICIÓN

*Sistemas de control de las mediciones: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan necesarios para lograr la confirmación metrológica y el control continuo de los procesos de medición
*Proceso de medición: Conjunto de operaciones que permiten determinar el valor de una magnitud
*Confirmación metrológica: Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto
*Equipo de Medición: Instrumento de medición, software, patrón de medición, material de referencia o equipos auxiliares o combinación de ellos necesarios para llevar a cabo un proceso de medición

*Características Metroilógica: Rasgo distintivo que puede influir sobre los resultados de la medición
*Función Metrológica: Función con responsabilidad en la organización para definir e implementar el sistema de control de las mediciones

¿Qué ventajas tiene la versión 2000?

-Se aplica a todo tipo de producto, sector y organización.

-Su uso es sencillo, con lenguaje claro y fácil de entender con una nueva estructura enfocada al proceso y una secuencia de contenidos más lógica.

-Da mayor énfasis al papel de la alta dirección y su compromiso con el desarrollo y mejora del sistema de gestión de calidad mediante objetivos medibles.

-Se refiere en forma específica a principios de gestión de la calidad.

-Exige tomar en cuenta requerimientos legales y regulatorios.

-Reduce significativamente la documentación requerida.

-Conecta los sistemas de gestión con los procesos de la organización.

-Conduce en forma natural hacia la mejora en el desempeño de la organización.

-Tiene mayor orientación a la mejora continua y la satisfacción del cliente.

-Es compatible con otros sistemas de gestión como ISO 14001.

-Provee una base consistente para atender las necesidades e intereses de organizaciones en sectores específicos (aparatos médicos, telecomunicación, industria automotriz, etc.).

MANUAL DE CONTROL INTERNO EN RELACION CON EL MANEJO DE LA INFORMACION

Que es el control interno?

Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración e la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

Legalidad, de gestión y de resultados.
El sistema de control interno funciona adecuadamente si provee razonable seguridad del logro de los objetivos institucionales de una organización. En Particular referido a:

ü Eficiencia y eficacia de las operaciones
ü Confiabilidad de la información financiera y de otro orden
ü Cabal cumplimiento de las leyes, normas, estatutos y regulaciones que cobijan a la entidad en cuestión.

OBJETIVOS DEL CONTROL DE CALIDAD

ü Garantizar el desarrollo de un sistema de información oportuna y confíale que mantenga la integridad exactitud y oportunidad e la toma de decisiones
ü Brindar suficiente protección a los recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos con que cuenta la Organización buscando su adecuada administración buscando su adecuada administración ante riesgos potenciales que los afecten
ü Garantizar la adecuada definición y adaptación de la estructura organizacional
ü Garantizar la correcta ejecución de las funciones y actividades de manera que aseguren una adecuada prestación del servicio y un uso racional y debido de los recursos, para el cumplimiento de los objetivos de la alcaldía
ü Asegurar el cumplimiento de la normatividad legal y administrativa en todos los niveles de la organización

QUIENE DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE COTROL INTERNO

Todos los empleados de la empresa deberán consultar permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidad, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.

Los jefes de las diferentes unidades porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir perdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo base solidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones

GESTIÓN DE CALIDAD DE SOFTWARE

Gestión de la calidad (ISO 9000)
– Conjunto de actividades de la
función general de la dirección que
Determina la calidad.
• La gestión de la calidad se aplica normalmente a nivel de
Empresa.
Que es software: Básicamente, el software es un plan de funcionamiento para un tipo especial de máquina, una máquina ``virtual'' o ``abstracta''.

SOFTWARE OPERATIVO

Controla una computadora. El sistema operativo tiene tres grandes funciones: coordina y manipula el hardware de la computadora, como la memoria, las impresoras, las unidades de disco, el teclado o el mouse; organiza los archivos en diversos dispositivos de almacenamiento, como discos flexibles, discos duros, discos compactos o cintas magnéticas, y gestiona los errores de hardware y la pérdida de datos.


OPEN ACCESS (SOFTWARE)

Conjunto de aplicaciones de escritorio orientadas a la gestión administrativa de pequeñas y medianas empresas. Desarrollado Software Productos International
MICROSOFT OFFICE EXCEL
Es utilizado en tareas financieras contables Excel filas y columnas para almacenar información creando una base de datos, hojas de trabajo y libros contables electrónicos.

SPSSSPSS tiene un sistema de ficheros en el cual el principal son los archivos de datos (extensión. SAV). Aparte de este tipo existen otros dos tipos de uso frecuente: archivos de salida y sintaxis

MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Los manuales son documentos que permiten facilitar la adaptación de cada factor perteneciente a una empresa a los intereses primaros de esta.
Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno, por lo que deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores. El establecimiento de manuales es fundamental para la correcta gestión y funcionamiento de una empresa.

MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Un manual de procesos y de procedimientos es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una o más unidades administrativas de una empresa. Facilitan las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, y la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
También incluyen una serie de estamentos, políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Reúnen las normas básicas de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones, políticas y todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización.
Los manuales de funciones permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación y requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. También son determinantes de las responsabilidades, ayudan a la coordinación de las actividades y aumentan la eficiencia de los empleados ya que les indican lo que deben hacer y cómo hacerlo.
Conformación de un Manual
Los manuales se conforman de la siguiente manera:
A) Identificación:
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Misión y Visión
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.
B) Índice o contenido: Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
C) Prólogo y/o introducción: Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización.
D) Objetivos: Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
E) Áreas de aplicación y/o alcance: Esferas de acción que cubren los procesos, procedimientos y/o funciones.
F) Responsables: Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procesos, procedimientos y/o funciones.
G) políticas o normas de operación:Se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que se determinan la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos.

CONCEPTO

(S): Términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.
I) Procedimiento: Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de la descripción de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y en cuánto tiempo se hacen, señalando a los responsables de llevarlas a cabo.
J) diagramas de flujo: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y en donde se muestran las unidades administrativas o los puestos que intervienen en cada operación descrita.
K) Glosario de términos: Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de la elaboración de los manuales que sirven de apoyo para su uso o consulta.

CARACTERISTICAS DE UN MANUAL

Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.
Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación y/o actualización.
Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar una metodología para su fácil actualización y aplicación.
deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación.
Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados y se debe evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.

APLICACIÓN DE LOS MANUALES

Las funciones básicas de los manuales son:
El establecimiento de objetivos
La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.
La creación de sistemas de información eficaces.
El establecimiento de procedimientos y normas.
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.

CONSECUENCIAS DEL NO USO DE LOS MANUALES DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

En una empresa en donde la aplicación de los manuales sea incorrecta o nula, se presentarán uno o varios de los siguientes problemas:
A) Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a serios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores.
B) No habrá normas establecidas: lo cual representa una grave desventaja en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores.
C) No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos permite controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla.
D) No hay un procedimiento establecido: Al no existir un procedimiento pre-establecido, habrá un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarán demasiados y otros muy pocos) y una gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos métodos utilizados por cada trabajador pueden no ser los más efectivos).

PROCESOS PARA VERIFICAR Y CONSTATAR LA INFORMACION

”La verificación es el establecimiento de la veracidad de algo.”
En el área de recursos humanos se debe verificar que la información registrada en las hojas de vida, como estudios realizados, certificados y referencias tanto familiares como laborales deben coincidir con la información suministrada en las mismas.
También se debemos verificar las incapacidades y las ausencias que demuestren los empleados

Es un proceso mediante la cual la verificación de información sobre el mismo tema se obtiene de distintas fuentes, mediante distintos métodos o por diferentes investigadores, es parte integral de la investigación cualitativa. Este se hace por medio de computador:”bases de datos”Esta verificación sirve para ver si esta bien escrito o actualiza do la información.En una auditoria de la información, se deben establecer también los procesos de control y verificación. El resultado de estos procesos puede consistir en un informe o, incluso, un certificado que confirme que todo es correcto o que incluya recomendaciones de mejora. Hay que tener presente que el mapa de recursos de información, o mapa documental, puede constituir uno de los principales resultados del proceso de la auditoria de información.

“La constatación es la Comprobación de un hecho, establecer su veracidad constancia de él”
En el área de recursos humanos, cuando se realiza la verifican las hojas de vida e incapacidades,
es el momento de constatar si es cierto todo lo escrito y planteado en el mismo.